Wiesz kto ma dostęp do Twoich danych w ZUS?

Przedsiębiorcy nie muszą osobiście załatwiać swoich spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Mogą do tego upoważnić inną osobę. Muszą jednak pamiętać o aktualizowaniu danych pełnomocników, aby ważne informacje nie znalazły się w niepowołanych rękach. Praktyka pokazuje, że nie wszyscy o to zadbali.

Do załatwiania spraw związanych z ZUS, w tym do profilu na PUE/eZUS, przedsiębiorca może upoważnić inną osobę. To może być np. księgowa lub pracownik biura rachunkowego. Warto tu skorzystać z gotowego formularza PEL, który w wersji do wypełnienia i wydrukowania jest na stronie zus.pl, w zakładce wzory formularzy. Elektroniczny jest dostępny na PUE/eZUS. Pełnomocnictwo można złożyć do ZUS elektronicznie  – mocodawca wysyła dokument przez PUE/eZUS z zakładki płatnika lub ubezpieczonego. Wersję papierową – pocztą bądź osobiście. Należy pamiętać, żeby wskazać adres do korespondencji. Inaczej pisma będą trafiać do miejsca zamieszkania pełnomocnika, a nie do jego siedziby.

Pełnomocnictwo elektroniczne można podpisać profilem zaufanym, podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli płatnikiem składek jest spółka, która ma wielu przedstawicieli i wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL trzeba dodać załącznik PEL-Z. Musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli spółki.

Na PUE/eZUS można nadać pełnomocnictwo do wszystkich spraw w ZUS. To oznacza, że pełnomocnik uzyska dostęp do pełnych danych płatnika składek. Dotyczą one m.in. rozliczeń, korespondencji, zwolnień lekarskich czy osób zgłoszonych do ubezpieczeń. Wgląd do danych w roli płatnika można ograniczyć. Wówczas upoważniony będzie miał dostęp tylko do wybranych informacji – do korespondencji (a nawet do konkretnego typu wniosków) lub jedynie do zwolnień lekarskich. Informację o ograniczeniu pełnomocnictwa można podać na formularzu PEL. Aby ograniczyć wcześniej udzielone pełnomocnictwo, wystarczy ponownie wypełnić formularz PEL i wskazać nowy zakres. W takiej sytuacji nie trzeba dodatkowo odwoływać wcześniejszego pełnomocnictwa.

Dostęp do roli płatnika może mieć dowolna liczba osób. Warto jednak mieć na uwadze, jakie dane znajdują się na PUE/eZUS. Profil płatnika może udostępnić płatnik składek lub pełnomocnik, który ma uprawnienia do substytucji pełnomocnictwa. Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Niestety często jest to zaniedbywane. W efekcie płatnik składek ma przypisane do swojego profilu ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, z różnych biur, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje.

Przedsiębiorca może na PUE/eZUS sprawdzić, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS. Udzielone upoważnienia znajdzie w zakładce „Ustawienia”. Pełnomocnictwa może też zweryfikować przy okazji wizyty w placówce.

Pełnomocnictwo może odwołać mocodawca, ale również pełnomocnik. Odwołanie można przekazać elektronicznie (przez PUE/eZUS) albo papierowo w placówce ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL-O. Jeśli odwołanie pełnomocnictwa dotyczy spółki, która ma wielu przedstawicieli, do PEL-O trzeba dołączyć PEL-Z z podpisami wszystkich przedstawicieli spółki.